Gli imprenditori o i professionisti sono tenuti a conservare i seguenti documenti con il loro contenuto originale e in modo ordinato durante il periodo di prescrizione previsto dalla LGT:
1. Fatture ricevute.
2. Copie o matrici delle fatture emesse.
3. Fatture e ricevute contabili emesse in caso di cessione di beni o servizi al destinatario, che è il soggetto passivo dell'imposta.
4. Per quanto riguarda l'IVA REAGP, le ricevute, sia l'originale da parte dell'emittente che la copia da parte del titolare dell'azienda.
5. In caso di importazioni, i documenti di cui all'art. 97.uno.3º della LIVA.
Sono inoltre obbligati a conservare la suddetta documentazione:
- gli imprenditori o i professionisti che rientrano nei regimi speciali dell'IVA;
- coloro che, non essendo imprenditori o professionisti, sono soggetti passivi, anche se in questo caso si applica solo ai documenti di cui ai punti 1 e 3.
L'obbligo di conservazione può essere materialmente eseguito da un soggetto terzo, che agirà comunque in nome e per conto dell'imprenditore o del professionista o del soggetto passivo.
La notifica preventiva all'AEAT è necessaria se la terza parte non è stabilita nell'UE, a meno che non sia stabilita nelle Isole Canarie, a Ceuta o Melilla o in un Paese con il quale esiste uno strumento giuridico di assistenza reciproca con un ambito di applicazione simile a quello previsto dalla Dir. 2010/24/UE e dal Rgto UE/904/2010.
Finora l'amministrazione fiscale ha girato a vuoto quando le è stato chiesto se l'invio di una fattura in formato PDF via e-mail fosse valido. La Commissione ha semplicemente affermato che il sistema di invio doveva garantire l'autenticità dell'origine e del contenuto della fattura e che si potevano utilizzare sistemi riconosciuti (ad esempio la firma elettronica avanzata) o controlli di gestione per creare la cosiddetta "pista di controllo affidabile".

In PDF e per e-mail? Si può fare!

Ebbene, se con queste risposte si poteva già capire che l'invio di una fattura in formato PDF era valido, ora le Autorità fiscali sono andate oltre, e hanno confermato la validità di questa forma di invio, anche se effettuata senza firma elettronica (DGT V0553-15, V0340-15 e V2426-14).
Traccia di controllo. Tuttavia, è ancora essenziale disporre di controlli di gestione corretti e di una pista di controllo. Tuttavia, questo non sarà difficile per la vostra azienda:
Un sistema di controllo corretto è quello che verifica il collegamento della fattura con l'ordine di acquisto, la bolla di consegna e l'ordine di pagamento.
La pista di controllo sarà affidabile se l'ordine di acquisto, i documenti di trasporto e la fattura saranno conservati insieme.